» چگونه چند پروژه را به صورت همزمان مدیریت کنید

همه مدیران پروژه می دانند که مدیریت هر پروژه به تنهایی می تواند کار دشوار و پیچیده ای باشد. اما وقتی تعداد پروژه های در حال اجرا بیشتر شود ، فقط مدیران حرفه ای می توانند به همان اندازه موثر باشند. نکته این است که در دنیای این روزهای کاری ، افراد بیشتری مجبور به انجام همزمان چندین کار می شوند و اهمیت این توانایی روز به روز بیشتر می شود. بنابراین ، مدیران پروژه همچنین باید توانایی مدیریت همزمان چندین پروژه را داشته باشند.

در این مقاله ، ما قصد داریم روش های مدیریت همزمان چندین پروژه و مدیریت همه آنها را به شما معرفی کنیم.

اگر تیم یا برنامه ای را مدیریت کنید ، به احتمال زیاد چندین پروژه را با هم و به طور همزمان انجام خواهید داد. اما وقتی می خواهید همه جنبه ها و قسمت های کارها را زیر نظر داشته باشید ، بعضی اوقات مسائل پیچیده و سریع می شوند. بدون داشتن روند کار مناسب برای مدیریت همزمان پروژه ها ، تعیین اولویت کارها دشوار است و شما نمی دانید چگونه به تیم خود کمک کنید تا حجم کار را کنترل کند ، و همچنین نمی توانید تخمین بزنید که کارها به موقع انجام شده است یا خیر.

بنابراین با این مقاله کوتاه همراه باشید تا اساسی ترین نکاتدر مدیریت چند پروژه به صورت همزمان را فراگیرید.

مرتبط: آموزش های کسب درآمد دلاری

1.مکانی را برای نگهداری تمام اطلاعات پروژه خود در نظر بگیرید

پس از چند هفته برنامه ریزی و معرفی پروژه های شما ، تیم شما آماده شروع کار است. با این وجود ، اگر تمام طرح های شما در پرونده ها و پرونده های مختلف پراکنده شده باشد و قرار باشد کارهای خود را در جلسات و ایمیل انجام دهید ، مدیریت پروژه ها بسیار وقت گیر خواهد بود. قسمتهای مهم اطلاعات را نخواهید داشت زیرا به پرونده ها دسترسی ندارید و نسخه هایی از آنها را در ایمیل ندارید. در نهایت ، تیم زیردستان شما ممکن است کارهای تکراری انجام دهد ، زیرا ممکن است آنها ندانند کسی کاری را انجام می دهد و دوباره آن را انجام می دهد.

به عنوان مثال ، اگر نقشه راهی را برای محصولی که قرار است چندین نمایشگاه داشته باشد ، مدیریت کنید ، شاید بخواهید بدانید دقیقاً چه تعداد رونمایی اتفاق می افتد ، در هر رونمایی چه محصولاتی ارائه می شود و چه زمانی این مراسم برگزار می شود . برنامه ریزی و مدیریت همه مراسم رونمایی در یک مکان به شما امکان می دهد به سرعت بفهمید که روند کار در حال انجام چیست و وضعیت کل برنامه کاری شما چگونه است. برای مدیریت همزمان چندین پروژه از چه ابزاری باید استفاده کنید؟ اگر در حال حاضر از چنین ابزاری استفاده نمی کنید ، یک پلتفرم مدیریت پروژه یا کار بهترین ابزار برای شماست و ابزاری انعطاف پذیر ، با استفاده ساده و مشترک ، ایده آل خواهد بود.

2.تمرکز در انجام هر پروژه

الف.برای حفظ تمرکز چه باید کرد؟

اگر از زمان های تنظیم شده خود عاقلانه استفاده کنید ، کارآیی بیشتری خواهید داشت ، این بدان معناست که باید کاملاً روی فعالیتهای اولویت دار خود تمرکز داشته باشید ، مانند این که خود را در فیس بوک غرق نکنید تا فقط ببینید چه خبر است. به وظایف خود اهمیت دهید و وقتی در شبکه های اجتماعی هستید به شبکه های اجتماعی بروید.

شما باید بدانید که چگونه می توانید روی چیزها تمرکز کنید ، به عنوان مثال ، بعضی از افراد برای تمرکز خود به یک محیط آرام احتیاج دارند ، اما برخی دیگر کار با صدای موسیقی را دوست دارند. برخی هنگام کار به نور زیادی احتیاج دارند (در غیر این صورت خواب آلوده می شود ، چشمان آنها خسته می شود و در نهایت نمی توانند کار خود را به بهترین شکل انجام دهند).

بنابراین اگر شما نوعی آدمی هستید که به نور زیاد و محیطی آرام احتیاج دارید ، شاید در یک کافی شاپ شلوغ ، پر سر و صدا و کم نور کار کنید که از بلندگوهای پشت بام موسیقی پخش می کند ، مناسب شما نیست و این کار را نکنید این آرامش روحی را بدست آورید که باید کار خود را انجام دهید.

ب.حواس پرتی ها و کارهای اضافی را به حداقل برسانید

وقتی قرار است همزمان چند پروژه را مدیریت کنید ، استفاده بهینه از زمان برای شما ضروری است. بنابراین شما باید سعی کنید هر عاملی را که باعث پرت شدن یا اتلاف وقت شما می شود از بین ببرید.

به عنوان مثال ، انجام این کارها و مواردی از این قبیل می تواند زمان بیشتری در هنگام اجرای به موقع پروژه ها داشته باشد و عملکرد شما را افزایش دهد:

ایمیل های غیر کار را نادیده بگیرید

مکالمات غیرضروری را حذف کنید

حذف جلسات غیر استراتژیک ، پیش پا افتاده و کم اهمیت

محدود کردن تعداد کارهایی که انجام می دهند فقط یک بار استفاده می شود

برای مدیریت بهتر زمان ، سعی کنید در ساعات کاری به خودتان استراحت دهید تا یک باره انرژی شما تمام نشود و بتوانید عملکرد خود را در طولانی مدت حفظ کنید. برای زمان بندی و بهینه سازی ساعات کاری خود بهتر است از یک برنامه مکتوب یا یک نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید.

3.اولویت بندی کارها

اولویت های خود را بدانید. بدون این آگاهی مهم و اساسی ، ممکن است شما در طول روز با حداکثر سرعت خود کار کنید ، اما هنوز احساس کنید که کار شما عقب است و شما کار درستی انجام نداده اید.

هر پروژه و همچنین کاری که در قلب آنها نهفته است اولویت های مختلفی دارند. شما باید بدانید کدام کار واقعاً مهم است و اکنون کدام یک ضروری نیست.

اگر به صورت گروهی کار می کنید ، از این طریق می توانید برای کارهای مهم و سپرده شده بهتر برنامه ریزی کنید.

4.اولویت بندی را به یک عادت تبدیل کنید

کار خود را در اولویت قرار دهید تا بتوانید به اهداف تعیین شده در فواصل زمانی مشخص برسید. وقتی چند پروژه در دست اجرا دارید ، حجم کار آنقدر زیاد است که نمی توانید بدون اولویت بندی کارهای درست را در زمان مناسب انجام دهید.

همیشه چیزها را به ترتیب اهمیت مرتب کنید و کارهای مهمتر را زودتر تمام کنید. اما همچنین توجه داشته باشید که این پروژه دائماً در حال تغییر است و اولویت ها می توانند تغییر کنند. حداقل به صورت هفتگی - و ترجیحاً به صورت روزانه - اولویت هایی را که مشخص کرده اید مرور کنید و در صورت لزوم آنها را تغییر دهید.